Définir ce que mesure le rapport
Les rapports de revenus Lexoh aident les exploitants à examiner les paiements enregistrés pour leurs sites. Avant d’utiliser un total, précisez la devise, la période, les états de transaction et le traitement des taxes et remboursements. Le libellé du rapport ne suffit pas à définir le calcul.
Ouvrez la vue des revenus disponible dans votre installation. Confirmez votre accès au site, vos permissions et la version du logiciel. Les graphiques, champs et options d’exportation dépendent de la version déployée et de sa configuration. Conservez les paramètres du rapport avec tout résultat enregistré.
Vérifier chaque mesure récapitulative
Total de la période
Vérifiez si le montant inclut les taxes et si les remboursements sont déduits, affichés séparément ou exclus. Confirmez les états de transaction et les canaux de paiement qui contribuent au total.
Montant du jour
Vérifiez le fuseau horaire et la limite du jour. Déterminez si un indicateur du jour suit la période choisie ou conserve son propre périmètre. Notez les dernières données reçues avant de comparer avec un autre rapport.
Montant moyen par transaction
Utilisez le montant et le nombre de transactions définis pour la même population. Par exemple, 240 CAD répartis sur 12 paiements inclus donnent 20 CAD par paiement. Sans transaction incluse, la moyenne est indéfinie. Un zéro affiché peut être une convention de présentation plutôt qu’une moyenne calculée.
Comparer des périodes équivalentes
Lisez les axes du graphique, la devise et l’intervalle de regroupement. Déterminez si chaque barre représente une heure, un jour ou un mois et si le premier ou le dernier intervalle est incomplet. Consultez les valeurs détaillées lorsque le graphique est difficile à lire.
Comparez des périodes d’exploitation équivalentes et notez les fermetures, événements, changements tarifaires et dossiers manquants. Un total supérieur dans un mois plus long ne démontre pas à lui seul une meilleure performance quotidienne. Une variation après une promotion ne prouve pas non plus que celle-ci en est la cause.
Distinguer canaux et remboursements
Le canal indique l’origine du paiement, par exemple une borne ou un paiement en ligne. Le mode de paiement indique comment il a été payé. Distinguez ces dimensions lors des comparaisons et utilisez les définitions de votre installation.
Rapprochez une répartition seulement si ses catégories couvrent les mêmes dossiers sans chevauchement. Vérifiez le signe et la date des remboursements ainsi que la présence du paiement initial. Évitez de soustraire deux fois un remboursement.
| Composante | Montant (CAD) |
|---|---|
| Paiements inclus | 300 |
| Remboursements inclus | −40 |
| Paiements moins remboursements | 260 |
Ce que démontre cet exemple
300 CAD − 40 CAD = 260 CAD avant les frais ou autres ajustements. Ces valeurs fictives illustrent le calcul, et non les résultats d’une installation Lexoh ou un versement bancaire. Utilisez les règles d’inclusion réelles de votre rapport.
Lire la répartition des modes de paiement
Confirmez si une part représente le nombre de paiements ou leur valeur. Dix petits paiements peuvent représenter un nombre supérieur et un montant inférieur à un seul gros paiement. Incluez les dossiers non classés pour vérifier le rapprochement de la répartition.
La présence d’une marque de paiement dans un rapport constitue une donnée historique; elle ne prouve pas que chaque terminal l’accepte actuellement. Confirmez les modes activés avec la configuration du terminal et le fournisseur de paiement. Examinez une variation à partir des transactions, de l’état des appareils et des résultats de traitement pertinents.
Vérifier les montants et les champs de taxes
Repérez le sous-total, chaque montant de taxe enregistré et le total facturé. Comparez le rapport au reçu ou au détail de transaction correspondant, y compris les ajustements de remboursement. Confirmez l’arrondi et les dossiers inclus avant d’interpréter un écart.
Conservez la date d’origine et les taxes enregistrées lors de l’examen de totaux historiques. Faites valider la configuration et les exigences de rapport par la personne responsable de la comptabilité. Ce guide n’établit ni taux de taxe, ni total à déclarer, ni durée de conservation des dossiers.
Vérifier l’attribution aux entreprises et étiquettes
Lorsqu’un rapport regroupe les montants par entreprise ou étiquette, vérifiez la règle d’attribution des dossiers. Un dossier non attribué n’a pas d’association; cela ne permet pas de conclure qu’il s’agit d’un achat de particulier ou d’un type de client précis.
Si une transaction appartient à plusieurs groupes affichés, additionner tous les groupes peut la compter plusieurs fois. Confirmez si le rapport utilise des catégories exclusives, répartit les montants ou les répète. Notez cette règle avant de comparer des entreprises, zones ou campagnes.
Relier les totaux aux transactions et versements
Les rapports de règlement du fournisseur et les rapports d’activité du site peuvent utiliser des dates et populations différentes. La documentation de rapprochement des versements de Stripe décrit, par exemple, le lien entre les versements bancaires et les lots comprenant paiements, remboursements, frais et autres ajustements. Vérifiez les dossiers équivalents chez votre fournisseur.
Référence : Stripe, Payout reconciliation report — docs.stripe.com/reports/payout-reconciliation. Cet exemple de documentation ne précise pas quel fournisseur de paiement est utilisé dans votre installation Lexoh.
- Rapprochez un échantillon de lignes avec leurs références de transaction, dates, devise et montants.
- Vérifiez la signification exacte des états dans l’application déployée et chez le fournisseur de paiement. Un état de paiement réussi ne confirme pas à lui seul un dépôt bancaire.
- Reliez chaque remboursement au paiement initial et à la référence du fournisseur. Vérifiez les montants complets ou partiels et les dates pertinentes.
- Pour un écart de versement bancaire, identifiez le lot de règlement et comparez ses paiements, remboursements, frais et autres ajustements au relevé du fournisseur.
- Consignez les écarts non résolus séparément et attribuez un responsable du suivi.
Rendre le périmètre du rapport reproductible
- Notez le site, la devise, les dates et heures de début et de fin, le fuseau horaire et les états de transaction inclus.
- Vérifiez si une période prédéfinie correspond à des dates civiles ou à un intervalle glissant. Un mois ne compte pas nécessairement 30 jours.
- Confirmez le traitement des limites de période et des dates de remboursement. Utilisez la même définition dans les deux rapports.
- Si une exportation est disponible, comparez son nombre de lignes et son total à la vue filtrée. Vérifiez si la pagination ou la sélection limite les dossiers exportés.
- Notez les données manquantes et la dernière mise à jour. Revérifiez le même périmètre après réception des dossiers retardés.
Conserver une trace de l’examen et du suivi
Choisissez les seuils d’examen à partir d’une base d’exploitation documentée et d’objectifs convenus pour le site. Ce guide ne fixe aucun seuil universel de refus de paiement, de revenu par place ou d’investissement dans des bornes.
Conservez ensemble les paramètres, références vérifiées, calculs, explications et responsable du suivi. Distinguez un écart confirmé d’un rapport incomplet ou d’une différence de dates. Partagez seulement les détails nécessaires à l’examen, selon la procédure approuvée par votre organisation.
Avant de modifier les prix ou l’équipement, examinez la répartition des visites, les coûts d’exploitation, les exigences de service et les transactions sous-jacentes. Le rapport permet de repérer des questions; le total seul n’en explique pas la cause.