Gestion des opérations
Centre d’appels et gestion des opérations de votre site.
Lexoh offre la prise d’appels, l’aide aux visiteurs et la gestion des opérations aux exploitants de stationnements, de parcs et de propriétés à accès contrôlé. Reliez vos consignes aux renseignements disponibles sur les interphones, bornes, caméras et barrières dans le Centre de sécurité.
Agrandir l’image Personnel, procédures et équipements connectés
Que comprend la gestion des opérations d’un site?
La gestion des opérations réunit la supervision quotidienne convenue, l’assistance aux visiteurs, les demandes d’accès et leur suivi pour une propriété. Un centre d’appels peut répondre à un visiteur; l’entente d’exploitation précise aussi qui examine l’activité, coordonne les problèmes et organise les interventions nécessitant une présence sur place.
Choisissez le soutien du centre d’appels pour votre équipe ou confiez à Lexoh la gestion complète des opérations de votre site. Nous établissons avec vous les responsabilités, les heures de service, les permissions d’accès et la procédure d’escalade avant le début du service.
De la demande au suivi
Une procédure claire pour chaque intervention.
Consulter les étapes d’exploitation
- Recevoir
Prendre l’appel et identifier l’emplacement du visiteur ainsi que sa demande.
- Comprendre
Consulter la procédure du site et les renseignements disponibles dans le système connecté.
- Assister
Guider le visiteur, effectuer une action autorisée ou joindre le contact désigné du site.
- Faire le suivi
Consigner le résultat et transmettre le travail restant à la personne responsable.
Agrandir l’image Centre d’appels et aide aux visiteurs
Répondre avec le contexte du site.
Reliez la prise d’appels au parcours d’accès. Les consignes du site, les événements disponibles et les commandes autorisées aident l’opérateur à comprendre la demande et à appliquer la procédure convenue.
- Expliquer le parcours d’arrivée ou de sortie aux visiteurs
- Examiner les problèmes d’accès à partir des données disponibles
- Utiliser les commandes à distance autorisées sur les équipements connectés
- Transmettre les problèmes qui exigent une intervention sur place
Agrandir l’image Gestion complète des opérations
Relier les demandes de service à l’activité du site.
Réunissez la supervision quotidienne, les demandes liées aux accès et le suivi opérationnel dans un même plan de service. Lexoh coordonne le travail convenu avec vos contacts désignés et consulte l’activité des sites gérés dans le système connecté.
- Organiser les procédures du site et les responsabilités
- Examiner l’état des appareils connectés et les événements
- Coordonner les demandes d’accès et la gestion des exceptions
- Suivre les problèmes récurrents et les actions en attente
Agrandir l’image Vérification avant le début du service
Tester le relais avant l’arrivée des visiteurs.
Vérifiez sur le site le parcours entre le point d’assistance physique et l’équipe qui répond. Consignez le résultat et attribuez chaque problème restant à un responsable.
- Nommer chaque interphone, borne et entrée de la même façon dans la procédure d’exploitation.
- Effectuer un appel d’essai, confirmer l’emplacement et vérifier les renseignements réellement accessibles à l’opérateur.
- Tester une action à distance autorisée, une demande hors mandat et le relais vers le contact local.
- Documenter les solutions de repli en cas de communication indisponible, d’appareil déconnecté et d’appel hors des heures couvertes.
Un service adapté à votre exploitation
Définir les rôles avant le premier appel.
Un plan de service utile relie les besoins d’assistance aux autorisations et aux ressources nécessaires pour y répondre.
-
Couverture du service
Convenir des sites, des heures, des langues, des demandes couvertes et des engagements de réponse. Préciser la procédure hors des heures de service.
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Règles d’exploitation
Approuver les règles d’accès, la vérification d’identité, les commandes à distance permises et les exceptions. Limiter les permissions de chaque opérateur aux tâches confiées.
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Intervention locale
Désigner les contacts d’entretien et d’intervention locale, leur disponibilité et l’ordre d’escalade. Identifier le travail exigeant une visite ou une autorisation distincte.
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Suivi
Convenir du partage des demandes, des actions, des problèmes non résolus et des bilans, ainsi que de l’accès aux dossiers et des règles de conservation applicables.
FAQ
Un mandat clair pour vos opérations.
Peut-on utiliser le centre d’appels en conservant notre équipe?
Oui. Le service peut couvrir la prise d’appels et l’aide aux visiteurs pendant que votre équipe conserve les responsabilités de votre choix. Le plan d’exploitation précise le relais entre Lexoh et votre équipe.
Lexoh peut-elle prendre en charge l’exploitation complète du site?
Oui. La gestion complète des opérations du site est offerte. Nous définissons ensemble les sites, les tâches, les heures de service, les suivis et les responsabilités d’intervention locale inclus dans l’entente.
Quels renseignements faut-il préparer?
Commencez par vos sites, vos heures d’exploitation, les équipements existants, les demandes fréquentes des visiteurs et le travail à déléguer. Ajoutez les contacts disponibles pour les problèmes qui exigent une intervention physique.
Comment transmettre au centre d’appels un changement temporaire aux règles du site?
Fournissez une consigne écrite indiquant le site concerné, le contact qui l’approuve, les heures de début et de fin et les actions permises aux opérateurs. Ajoutez les changements aux contacts d’escalade et confirmez la réception par l’équipe responsable. À la fin de la période temporaire, précisez les consignes applicables pour éviter qu’une exception expirée continue d’être utilisée.
Que transmettre au prochain quart pour un problème non résolu?
Indiquez le site, l’appareil, le problème signalé, les heures pertinentes, les actions déjà prises et les éléments disponibles pour le prochain opérateur. Attribuez la prochaine étape et un contact d’escalade, en précisant les effets sur les visiteurs ou les accès. Suivez le processus de rapport convenu pour confirmer la réception et consigner le résultat, sans refaire inutilement l’enquête.
Le service comprend-il les réparations sur place ou une couverture continue?
L’entente écrite définit les heures couvertes, les engagements de réponse et les interventions locales incluses. Prise d’appels, assistance à distance et réparation physique sont des responsabilités distinctes. Précisez qui reçoit une demande urgente, qui peut autoriser une visite et quoi faire lorsque le site ou l’équipe de réponse est injoignable.
Les accès locaux peuvent-ils continuer si le centre d’appels perd sa liaison avec le site?
Lexoh combine la gestion cloud et un mode hors ligne dans lequel les appareils configurés communiquent par un réseau maillé local. Les accès locaux suivent les équipements et les permissions en place; un opérateur n’a pas à approuver chaque entrée courante. La consultation des caméras, les appels d’interphone et les commandes à distance nécessitent toujours une liaison disponible. Le plan d’exploitation prévoit le contact local et l’assistance de repli lorsque cette liaison est interrompue. L’alimentation des équipements demeure une exigence distincte.
Définir votre plan de service
Parlons du quotidien de votre site.
Présentez vos sites, vos heures de service et les tâches à confier à Lexoh. Nous examinerons avec vous la portée du mandat et les prochaines étapes.
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